Электронный документооборот

Понятие документооборота

Давайте разберемся, что же такое документооборот?
Термин из словаря говорит нам, что документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
На самом же деле это одна из ключевых деталей для успешного развития бизнеса. Это лицо вашей компании, которое видит заказчик, получая ваше письмо или аккуратно составленную смету, представленную в едином стиле и по единым правилам. Правильная организация документооборота в вашей компании во многом будет определять её будущее.

Когда рекомендуется переходить к СЭД

Каждый руководитель желает видеть оперативное исполнение его распоряжений и указаний, это влечет за собой оптимизацию бизнес процессов. Современные СЭД помогают автоматизировать бизнес-процессы по разработке и согласованию документов, сводя к минимуму возможные ошибки при разработке документа.
Использование подобных СЭД будет интересно для компаний с документооборотом от 50 писем в месяц и штатом сотрудников от 10 человек. Система позволяет централизованно хранить всю корреспонденцию компании, больше не будет возникать проблем с уходом сотрудника на больничный или при его увольнении, т.к. всего его документы, наброски, черновики, «рыбы» можно будет всегда найти в СЭД. Стоить отметить, что основными факторами для перехода на СЭД являются:

Интенсивный документооборот (большое количество входящей и исходящей корреспонденции);
Желание или необходимость защитить деловую переписку (использование электронной подписи);
Желание полноценно работать с корреспонденцией удаленно;
Желание ограничить доступ к корреспонденции.

На что стоит обратить внимание при выборе СЭД для своего бизнеса

Как и у всего в мире в СЭД так же есть свои преимущества и недостатки. Предлагаем ознакомиться со списком «плюсов/минусов» СЭД.

Плюсы:

Возможность автоматизации бизнес процессов в документообороте;
Распределение прав доступа к информации;
Централизованное хранение информации;
Возможность создания централизованного резервного копирования всей корреспонденции организации;
Использования стандартных шаблонов документов;
Автоматическое присвоение номеров письмам;
Отсутствие возможность фальсификации документов;
Использование электронной подписи;
Защита документа электронной подписью от дальнейшего изменения;
Возможность уделенной работы в системе (командировке, совещание, отпуск, больничный);
Возможность работы в web-интерфейсе, нет привязанность к определенному компьютеру для полноценной работы в системе;
Настройка оповещений о поступлении документов, их изменении, просрочке сроков исполнения.

Минусы:

Отсутствие возможности создать письмо при отсутствии электричества, при перебоях в работы сети предприятия;
Необходимость в обучении сотрудников работы в системе электронного документооборота;
Обслуживание БД системы;
Затраты на приобретение системы и её внедрение;
Такие минусы как необходимость приобретения компьютера не учитываются, т.к. рабочее место современного человека без компьютера представить не возможно.

К выбору СЭД для своего бизнеса стоит отнестись со всей серьезностью. Стоит взять во внимание данный список и определить ключевые моменты, которые вы хотели бы видеть в «своей» СЭД. Так как уже на стадии мониторинга рынка СЭД необходимо иметь список пожеланий от всей компании и на основании него отсеивать СЭД, которые не смогут выполнить ваши запросы. При неправильном выборе придется многократно переучивать персонал компании, использующий документооборот.

Заключение

Эта статья не является подробной инструкцией по переходу с бумажного документооборота к электронному, т.к. невозможно охватить специфику сферы деятельности конкретного бизнеса, но она несет в себе общие рекомендации для определения более точных критериев для выбора СЭД.

Всю информацию не опишешь в одной статье, даже целой книги будет мало, поэтому сотрудники ООО «Амлан» всегда смогут помочь в подборе критериев подборе СЭД для вашего бизнеса и составить карту движения документов для СЭД.

Компания «Амлан» надеется что данная статья поможет вам в выборе СЭД и поможет вам безболезненно интегрировать её в бизнес.